Excel — это популярный инструмент для работы с данными и автоматизации ряда задач. Одна из функций, помогающих повысить производительность, — выпадающий список. С его помощью можно упростить ввод повторяющихся данных, свести к минимуму возможность ошибок и ускорить работу. В этой статье рассказывается, как создавать выпадающие списки разными методами — от самых простых до использования внешних источников данных.
Что такое выпадающий список?
Выпадающий список Excel — это специальный элемент управления вводом, позволяющий пользователю выбрать только одно значение из заранее определенного набора. Это удобно, поскольку исключает ручной ввод, снижает вероятность допущения опечатки и повышает точность обработки информации.
Например, если вы ведете клиентскую базу и нередко вводите названия городов, выпадающий список поможет быстро выбирать нужный вариант и сократит риск неверного написания.
Как создать выпадающий список
Далее рассмотрим четыре способа формирования выпадающего списка, которые подойдут как новичкам, так и опытным пользователям.
Способ 1. Использование простого списка
Самый легкий вариант подойдет тем, кто только начинает работать с этим инструментом. Настройки здесь минимальны, а результат достигается быстро.
На отдельной вкладке или выделенной области листа напишите все нужные значения будущего списка — например, названия городов.
Затем выделите выбранную ячейку, где будет располагаться выпадающий список.
Откройте вкладку «Данные», нажмите «Проверка данных».
В появившемся окне установите тип «Список».
В строке источника укажите диапазон значений, который вы подготовили.
Подтвердите выбор. Теперь в вашей ячейке появится выпадающий список.
Способ 2. Применение именованного диапазона
Этот способ немного сложнее, но дает гораздо больше гибкости: после настройки можно менять значения списка без дополнительных действий в параметрах.
Сначала составьте таблицу с нужными элементами.
Дайте название этому диапазону: для этого выделите все значения и присвойте им имя с помощью команды на панели управления Excel.
После этого вернитесь к нужной ячейке, снова воспользуйтесь «Проверкой данных» и выберите тип «Список».
В графе источника пропишите присвоенное ранее имя диапазона.
Теперь все изменения в этом наборе значений автоматически будут отражаться в выпадающем списке.
Способ 3. Ручной ввод значений
Если список короткий и не встречается в таблице, этот метод подойдет идеально. Например, если нужно создать список из трех-четырех пунктов, которые невозможно просто скопировать.
Выделите ячейки, где потребуется использовать выпадающий список. В меню откройте раздел «Данные» и нажмите «Проверка данных».
Тип снова выберите «Список». В поле источника введите нужные значения через точку с запятой, например: «Ежемесячная;Еженедельная;Нет».
Способ 4. Использование данных из другого файла
Четвертый способ пригодится, если необходимо создать выпадающий список на основе информации из другого документа Excel или внешнего файла. Такой вариант сложнее, но позволяет объединять информацию из разных источников.
- Сначала откройте тот файл, где хранится ваш перечень вариантов.
- Убедитесь, что нужные значения расположены отдельным столбцом или таблицей.
- В основном документе в поле источника выпадающего списка укажите ссылку на диапазон во внешнем файле. Следите, чтобы оба документа были открыты во время работы.
Что важно помнить
Умение создавать выпадающие списки оптимизирует рабочие процессы и позволяет быстрее заполнять таблицы. Вы ознакомились с четырьмя способами:
- создание простого списка;
- использование именованных диапазонов;
- ручной ввод значений;
- использование данных из других файлов.
Эти навыки помогут автоматизировать рутину и сделать работу с Excel еще удобнее.
Присмотритесь: лучшие премиальные кредитные карты с кэшбэком за медицину в Воткинске
Оригинал: Как выпадающие списки в Excel помогают улучшить работу с данными
Свежие комментарии